Llega Septiembre y con él el
comienzo de la Ronda solar en los Grupos scouts. Las reuniones de Consejo de Grupo comienzan y con ellas la Programación,
la Revisión del PEG y la Creación de equipos. Con un poco de suerte has salido
ileso de las distintas batallas de Consejo y hasta has caído en la sección que
querías, pero cuando ya creías que iba a ser un año cómodo ¡ZAS! TE HA TOCADO
COORDINAR SECCIÓN. :S
Sin importar si te has visto obligado
por las circunstancias de tu equipo, si ha sido una “metida” en toda regla o si
has decidido armarte de valor y asumir un nuevo reto dentro de tu grupo, aquí
te dejo 5 claves con ideas tecnológicas para que la coordinación no acabe
contigo en el 1º trimestre.
1. COMPARTIR las tareas: Coordinar no es hacerlo tú todo. Una cosa
es tener la responsabilidad de que las cosas funcionen bien y otra muy
diferente que ello suponga hacerlo todo tú. Para ello, lo mejor es reunirte con
tu equipo al inicio y fijar las distintas responsabilidades y tareas que hay en
la sección. (Por ejemplo: Tarea 1. Comunicación (educandos y familias,
coordinador, etc.), Tarea 2. Control y justificación de gastos, Tarea 3.
Intendencia, Tarea 4. Comunicación de salidas (P-07)). Una vez establecidas se
pueden repartir entre los miembros del equipo según gustos y capacidades, ya
que si te gusta lo que haces, siempre sueles hacerlo mejor.
Por supuesto, el reparto de
tareas no acabará aquí, a medida que vayáis programando actividades y reuniones
surgirán nuevas responsabilidades y tareas a repartir, pero lo importante es
coger esta dinámica, para que no te cargues todo a tus espaldas.
2. HACER LO MEJOR programando, pero con ayuda. Lo sé, esta es la
parte que más asusta a muchos y en la que más miedo hay a no hacerlo bien. En
realidad, contamos con más ayuda de la que creemos, sólo que a veces no sabemos
dónde buscarla. Lo primero, no te agobies, todos hemos pasado por ello, y hasta
hemos sobrevivido. Aquí van algunos consejos de alguien que ya ha pasado por
eso en varias ocasiones.
- Analizar la realidad de tu sección. Aunque a veces parezca poco importante, es crucial hacerlo antes de la programación (No es lo mismo, tener una colonia de castores en la que todos son nuevos, que tener todos los castores de 2º año y 2 nuevos. En el primer caso, las actividades sobre la vida en sección serán mucho más importantes)
- Objetivos simples y claros. Es mejor establecer pocos objetivos educativos y cumplirlos que muchos que se queden en el aire. También es muy importante establecer los ámbitos educativos que se quieren trabajar y cuales son prioritarios.
- Empieza por el inicio. Cuando comiences a programar céntrate en el 1º trimestre y deja en un boceto el resto del año. Al inicio de cada trimestre puedes repetir el proceso. Esto te servirá para no hacer tan pesada la primera programación y te ahorrará haber trabajado mucho en actividades que al final no se hacen por los cambios que surgen (de calendario, de necesidades de la sección, de grupo, etc.).
- No reinventes la rueda, utilízala. Hoy en día gracias al trabajo asociativo y federativo se cuenta con muchos materiales de apoyo y actividades ya preparadas por ámbitos educativos (enlace). También puedes encontrar materiales muy útiles en internet. Por última, una de las mejores fuentes está muy cerca, el trabajo de otros scouters de grupo es una gran fuente de materiales y actividades realizadas con éxito.
- Cuida a tu musa. Por supuesto, si eres de los que te gusta crear tus propios contenidos, o mezclar actividades propuestas, sigue a tu inspiración. No hay nada más reconfortante que realizar una actividad creada por ti mismo.
3. SIEMPRE LISTO para organizar tu sección. No hay nada como
ordenar tu armario para encontrar toda tu ropa, y lo mismo pasa con una
sección: Si la organizas bien al principio, todo será mucho más fácil a medida
que avanza la ronda. Mis recomendaciones son las siguientes:
- Un local limpio, ordenado e inventariado. Es una buena idea revisar y ordenar tu local de sección al inicio de ronda para saber los materiales y recursos con los que cuentas. Acompaña bastante que el intendente haga un listado de materiales, que se vaya actualizando a medida que se utiliza. (Preferiblemente en una tabla en Excel y en Google Drive como verás más adelante).
- Mejor conectados, mejor organizados. Es un gran paso utilizar las nuevas tecnologías para coordinar una sección, y sin duda puede ser una gran aliada. Algunas de las aplicaciones de Google Apps te pueden ayudar mucho como podrás ir descubriendo en los siguientes consejos (videoconferencias, documentos colaborativos, repositorios de documentación, etc.). Para ello, mi recomendación es propiciar que todo el equipo de scouters, familias y/o educandos tengan una cuenta para Google Apps. (enlace a video)
- La agenda que siempre te acompaña. En el punto 2 ya hiciste un calendario de actividades, pero es mucho mejor si está al alcance de todos en todo momento. Para ello, puedes utilizar un calendario virtual, a través de la aplicación Google Calendar y compartirlo con el equipo, familias y educandos. La mejora es que se puede actualizar y enviar avisos con los cambios, sólo teniendo internet. También se puede sincronizar con tu teléfono móvil y avisarte un tiempo antes de reuniones, actividades, etc. Si quieres ver como hacer el tuyo mira mi Tutorial 1.
- ¿Y esto quién lo hacía? Si te suena esta frase es que ya te has enfrentado a uno de los grandes problemas y responsabilidades de un coordinador: el control de que las tareas se hagan en tiempo y forma. Para ello, no sólo es importante dejar constancia del reparto de tareas entre scouters o miembros de sección (Clave 1), si no también establecer unos tiempos límite que permitan controlar el cumplimiento de tareas, y en caso de no cumplirlas, poder establecer un Plan B, o cambiar el responsable. Para solucionar este problema, te recomiendo el gestor de tareas de Google Calendar, que permite tanto establecerlas, asignar responsables y establecer avisos de cumplimiento o incumplimiento para que puedas actuar (Tutorial 1).
4. La UNIDAD de la documentación es poder. Y para unir toda la
documentación necesaria para el trabajo de la sección en un mismo sitio y que
esté a disposición de todo tu equipo nada mejor que la aplicación Google Drive.
Es muy sencilla de utilizar y te permite tanto usarla de repositorio de
documentos de la sección, cómo para elaborar nuevas actividades entre varias
personas a la vez, chatear, enviar avisos, etc. Es ideal utilizar una cuenta de
correo general y no una personal, ya que así el repositorio quedará disponible
para los próximos equipos de la sección en las siguientes rondas.
Para mí, no hay mejor forma de
unificar la documentación con la que se trabaja:
- Crear un directorio de carpetas según las necesidades de la sección (Ejemplo: plantillas, organización, actividades y recursos, ronda 2014-15 y otros).
- Añadir contenido a las distintas carpetas creadas. (Ejemplo: En plantillas incluimos todos los documentos que repetimos, en organización incluimos plan anual, bases de datos de contactos, cadenas etc., en actividades y recursos incluimos todas las actividades disponibles para ejecutar, en ronda 2014-15 se incluyen todos aquellos documentos elaborados en ese año y la carpeta otros nos sirve de cajón desastre).
- Dar permisos en la aplicación para que todos los scouters de sección tengan acceso a los documentos y verificarlo con ellos.
5. SERVIR la información en bandeja. Y si la bandeja es de plata y
con jamón ibérico y queso curado, ¡mejor! Para mí, uno de los grandes retos de
una buena coordinación es la comunicación con todas las partes implicadas en
una sección y para conseguir el éxito aquí te dejo algunas recomendaciones:
- Tener todos los datos de contacto de todas las partes implicadas en la sección (Preferiblemente ponerlos en una tabla en Excel y subirlos a Google Drive).
- Establecer un protocolo de información consensuado con las partes para que todo el mundo sepa cómo vamos a funcionar durante la ronda solar y enviarlo a todos los miembros (Ejemplo de protocolo).
- Uso del correo asociativo para las comunicaciones formales (grupoIrenikki@scoutsdeandalucia.org). y creación de listas por grupos de contactos. (Tutorial 3)
- Uso de Grupos de Whatsapp para comunicaciones más informales.
- Para secciones mayores (Unidad y Clan), recomiendo el trabajo a través de Redes sociales (Facebook, Tuenti, etc.) para mejorar la información con los educandos.
Espero que te sirva este post y si me quieres dejar comentarios, consultas,
otras recomendaciones o simplemente opiniones sobre este post, estás totalmente
invitado a hacerlo.
